Politika privatnosti

Voditelj obrade je AI MAX d.o.o., Zdravka Kučića 39, 51000 Rijeka, Hrvatska, OIB 32316086825, MBS 040500532. Kontakt za sva pitanja o zaštiti podataka: info@aimax.hr (predmet „Zaštita podataka”) ili pisano na adresu sjedišta.

Službenika za zaštitu podataka nismo imenovali jer za našu djelatnost i opseg obrade to nije obvezno (čl. 37. GDPR-a). Na sve zahtjeve odgovaraju osobno osnivači.

Računovodstvenu dokumentaciju (npr. račune) čuvamo onoliko koliko propisuje Zakon o računovodstvu. Kad rok istekne, podatke brišemo ili trajno anonimiziramo.

Na stranici je AI asistent koji automatski odgovara na pitanja o našim uslugama, isključivo iz javnog sadržaja ove stranice. Prije prvog pitanja i tijekom razgovora jasno je označen kao AI (Uredba (EU) 2024/1689, čl. 50. st. 1.). Odgovori mogu sadržavati pogreške — važne informacije provjerite s nama. U razgovor ne upisujte osobne podatke.

• Voditelj obrade: AI MAX d.o.o. (točka 1).
• Svrha: odgovor na vaš upit o našim uslugama; kontrola kvalitete odgovora i sigurnost usluge.
• Pravna osnova: radnje prije sklapanja ugovora na vaš zahtjev (čl. 6. st. 1. t. b) GDPR-a) i legitimni interes za sigurnost i kvalitetu usluge (čl. 6. st. 1. t. f)).
• Podaci: tekst pitanja i odgovora, jezik, stranica na kojoj ste pitali i nasumični identifikator sesije (stvara ga vaš preglednik i drži u privremenoj pohrani kartice — nije kolačić i nestaje zatvaranjem kartice). IP adresa se ne zapisuje u zapis razgovora — koristi se samo u radnoj memoriji za ograničenje broja pitanja. E-adrese i brojevi telefona automatski se prikrivaju prije zapisa.
• Rok čuvanja: 30 dana, zatim automatsko brisanje. Iznimka: pitanje na koje asistent nije znao odgovoriti (s već prikrivenim e-adresama i telefonima) možemo zadržati kao ispitni primjer za provjeru kvalitete, bez podataka po kojima bismo vas mogli prepoznati, dok ga ne preispitamo.
• Izvršitelj obrade: RiNET (Damir Radulić, Amsterdam, Nizozemska, KVK 42067247) održava asistenta isključivo po našem nalogu, na temelju ugovora o obradi podataka (čl. 28. GDPR-a).
• Gdje radi: jezični model radi na poslužiteljima našeg pružatelja podatkovnih centara u EU (Njemačka; sigurnosne kopije u Finskoj). Pitanja se ne šalju vanjskim AI pružateljima, nema prijenosa u treće zemlje, a razgovori se ne koriste za treniranje općih AI modela.
• Kolačići i analitika: asistent ne postavlja kolačiće i ne šalje analitičke događaje.
• Vaša prava: pristup, brisanje, prigovor i ostala prava iz točke 8. Budući da vas ne identificiramo, u zahtjevu navedite približno vrijeme razgovora i pitanje. Pritužbu možete podnijeti AZOP-u (točka 9).

Na upit poslan obrascem odgovor priprema AI asistent AI MAX-a, a šalje se s adrese člana uprave; svaki takav odgovor to navodi. Kad odgovor nije posve siguran (npr. nejasan upit ili tema izvan naše ponude), ne šalje se automatski — prvo ga pregledava čovjek.

• Provjera tvrtke: ako upit šaljete u ime tvrtke ili s poslovne adrese e-pošte, provjeravamo javno dostupne podatke o toj tvrtki — njezine javne web stranice, sudski registar, registar stvarnih vlasnika, objavljene financijske izvještaje (RGFI), registar stečajnih i predstečajnih postupaka, e-Oglasnu ploču sudova i popis poreznih dužnika Porezne uprave. Svrha je priprema odgovarajuće ponude i procjena rizika poslovne suradnje (legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. f) GDPR-a). Rezultat vidi samo naš prodajni tim; ne šaljemo ga Vama ni trećima i ne koristimo ga za automatsko odlučivanje o Vama. Za osobe koje nam pišu privatno, bez tvrtke, ne provodimo nikakve provjere u registrima.
• Nacrt odgovora: tekst Vašeg upita (ime, naziv tvrtke kako ste ga upisali, poruka) i javni sadržaj Vaših web stranica šaljemo pružatelju jezičnog modela Anthropic PBC (SAD) radi pripreme nacrta odgovora. Podaci iz registara i interna procjena tamo se ne šalju. Prijenos se temelji na standardnim ugovornim klauzulama (čl. 46. GDPR-a) iz ugovora o obradi podataka s pružateljem; prema njegovim ugovornim uvjetima sadržaj se ne koristi za treniranje modela.
• Osobni razgovor: u odgovoru možete dobiti osobnu poveznicu na razgovor s AI asistentom (vrijedi 30 dana). Asistent zna samo ono što ste nam napisali, naš odgovor i javnu ponudu AI MAX-a; radi na poslužiteljima u EU i Vaša pitanja ne šalje vanjskim AI pružateljima. Odgovore koje u razgovoru date (npr. koje sustave koristite, okvirni opseg, termin poziva) spremamo uz Vaš upit u strukturiranom obliku radi pripreme ponude.
• Gdje se vodi i koliko dugo: upit, odgovor i prikupljene podatke vodimo u našem sustavu za upravljanje odnosima s klijentima (CRM), koji održava RiNET kao izvršitelj obrade. Zapis osobnog razgovora čuvamo 180 dana, a podatke o upitu do 24 mjeseca od posljednje komunikacije.
• Pravna osnova: radnje prije sklapanja ugovora na Vaš zahtjev (čl. 6. st. 1. t. b) GDPR-a); za predstavnike pravnih osoba i za provjeru tvrtke legitimni interes (t. f)). Provjeri i daljnjoj obradi možete prigovoriti (točka 8).

• RiNET (Damir Radulić, Amsterdam, Nizozemska, KVK 42067247) — naš tehnološki partner koji održava stranicu, poslužitelje, e-poštu i AI asistenta. Obrađuje podatke isključivo po našem nalogu kao izvršitelj obrade (čl. 28. GDPR-a).
• Pružatelj podatkovnih centara u Njemačkoj; sigurnosne kopije čuvaju se u Finskoj. Oba su unutar EU.
• Anthropic PBC (San Francisco, SAD) — pružatelj jezičnog modela kojim se priprema nacrt odgovora na upit iz obrasca; prima samo tekst upita i javni sadržaj Vaših web stranica (točka 4).
• Google Ireland Limited (Dublin, Irska) — dio upita iz obrasca dostavlja se u pretinac e-pošte člana uprave kod Googlea; uz vašu privolu i Google Analytics / Google Tag Manager.
• Meta Platforms Ireland Limited (Dublin, Irska) — samo uz vašu privolu za marketing (Meta Pixel). Za prikupljanje i prijenos podataka putem Pixela AI MAX i Meta su zajednički voditelji obrade (čl. 26. GDPR-a); daljnju obradu Meta provodi kao samostalni voditelj — vidi Metina pravila o privatnosti.
• LinkedIn Ireland Unlimited Company (Dublin, Irska) — samo uz vašu privolu za marketing (LinkedIn Insight Tag): mjerenje učinka oglasa i zbirna statistika o posjetiteljima (npr. djelatnost i funkcija), bez uvida u pojedinačne profile. U mjeri u kojoj zajednički određujemo svrhe i sredstva prikupljanja i prijenosa podataka putem oznake, AI MAX i LinkedIn su zajednički voditelji obrade (čl. 26. GDPR-a); daljnju obradu LinkedIn provodi kao samostalni voditelj — vidi LinkedInova pravila o privatnosti.
• Tijela javne vlasti, samo kad to propisuje zakon.

Podatke ne prodajemo, ne iznajmljujemo i ne koristimo za profiliranje izvan onoga za što ste dali privolu.

Stranica, e-pošta i AI asistent rade na poslužiteljima u EU, a AI asistent — na stranici i u osobnom razgovoru — Vaša pitanja ne šalje vanjskim AI pružateljima. Iznimka je priprema nacrta odgovora na upit iz obrasca (točka 4): tekst upita i javni sadržaj Vaših web stranica šalju se pružatelju Anthropic PBC (SAD) na temelju standardnih ugovornih klauzula.

Google i Meta mogu podatke obrađivati i u SAD-u. Prijenos se temelji na odluci Europske komisije o primjerenosti za EU-US Data Privacy Framework (10. srpnja 2023.), uz koju su obje tvrtke certificirane, te na standardnim ugovornim klauzulama. Kod Googlea i Mete to se odnosi samo na podatke iz obrasca dostavljene Googleovoj e-pošti i na alate koje ste odobrili privolom.

Ne donosimo odluke koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi i proizvode pravne ili slične učinke za vas (čl. 22. GDPR-a). AI asistent samo informira o sadržaju stranice — o upitima i ponudama odlučuju ljudi.

Automatizirano se odlučuje samo o tome hoće li odgovor na upit stići odmah ili ga prvo pregledava čovjek; to nema pravni ni sličan učinak za Vas.

• pravo na pristup podacima i kopiju (čl. 15.)
• pravo na ispravak (čl. 16.) i brisanje (čl. 17.)
• pravo na ograničenje obrade (čl. 18.) i prenosivost (čl. 20.)
• pravo na prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu (čl. 21.)
• pravo na povlačenje privole u svakom trenutku, jednako lako kao što ste je dali — putem poveznice Postavke kolačića u podnožju stranice; povlačenje ne utječe na zakonitost obrade prije povlačenja

Zahtjev pošaljite na info@aimax.hr. Odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije u roku od mjesec dana; u složenim slučajevima rok se može produljiti za još dva mjeseca, o čemu ćemo vas obavijestiti (čl. 12. st. 3.). Ako ne možemo pouzdano utvrditi vaš identitet, možemo zatražiti dodatnu potvrdu. Ostvarivanje prava je besplatno.

Ako smatrate da obradom kršimo propise, imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr — ili nadzornom tijelu države članice u kojoj živite ili radite. Bit će nam drago ako nam se prije toga javite, da problem riješimo izravno.

Ne. Stranicu možete pregledavati bez ikakvih podataka o sebi. Polja obrasca označena kao obvezna potrebna su da bismo vam mogli odgovoriti — bez njih upit ne možemo obraditi. Odbijanje kolačića ne utječe ni na jednu funkciju stranice.

Sva komunikacija sa stranicom je šifrirana (HTTPS uz HSTS), veze među poslužiteljima su šifrirane, pristup je ograničen na ovlaštene osobe, a sigurnosne kopije čuvaju se unutar EU. Stranica ne učitava fontove ni skripte trećih strana, osim alata koje ste sami odobrili privolom. Sigurnosne propuste možete prijaviti prema security.txt.

Politiku ažuriramo kad se promijeni način obrade ili propisi. Datum posljednje izmjene naveden je na vrhu. O bitnim izmjenama koje traže novu privolu pitat ćemo vas ponovno putem obavijesti o kolačićima.